Từ những cuốn sổ hộ tịch lưu trữ tại địa phương đến hệ thống dữ liệu thống nhất trên toàn quốc, hành trình số hóa hộ tịch đang mở ra cách tiếp cận mới trong giải quyết thủ tục hành chính. Hơn 145 triệu dữ liệu được tạo lập, hàng chục triệu thông tin được kết nối, đối soát – phía sau những con số ấy là nỗ lực làm sạch dữ liệu, làm chủ công nghệ và từng bước giảm những giấy tờ người dân phải tự mình mang đi.
Cú ngoặt cho “dữ liệu gốc” của cuộc đời con người
Hộ tịch là loại dữ liệu đặc biệt. Đây được xem là “dữ liệu gốc” ghi nhận từ sự kiện đầu tiên tới cuối cùng của mỗi con người, từ khai sinh đến khai tử, cùng những cột mốc ở giữa như kết hôn, nhận cha mẹ con, giám hộ hay nuôi con nuôi. Dữ liệu hộ tịch phục vụ giải quyết tới 80% thủ tục hành chính.
Chính vì vậy, Bộ Tư pháp đã quyết tâm số hoá dữ liệu hộ tịch để thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện. Từ năm 2016, Bộ cùng Tập đoàn Viettel thí điểm phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch, triển khai từ trung ương đến cấp xã. Đến tháng 10/2024, Bộ tiếp tục triển khai xây dựng hệ thống Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thống nhất, với mục tiêu sẵn sàng vận hành trên toàn quốc.
Theo chỉ đạo của Chính phủ tại Nghị định 87, Nghị định 42 và Đề án 06, mỗi công dân phải có một danh tính số và mỗi sự kiện hộ tịch phải được cập nhật chính xác, kịp thời. Bước ngoặt về mặt pháp lý nằm ở Quyết định số 3458/QĐ-BTP, khi dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, sau khi được chuẩn hoá và xác thực, đủ điều kiện để khai thác thay thế giấy tờ bản giấy trong hồ sơ thủ tục hành chính. Nói cách khác, nền hành chính chuyển từ “nộp giấy tờ” sang “khai thác dữ liệu”. Người dân không phải mang giấy đến chứng minh điều mà Nhà nước đã có sẵn.
Tính tới tháng 12/2025, việc triển khai cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch đã đạt được những thành tích to lớn. Cụ thể, gần 2,3 triệu hồ sơ hộ tịch đã tiếp nhận và xử lý thành công.
Ngoài ra, hơn 145 triệu dữ liệu hộ tịch đã được tạo lập trên hệ thống, 78,8 triệu dữ liệu đã được đồng bộ và đối soát với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Hệ thống đang quản lý thông tin hộ tịch của khoảng 84 triệu công dân và đã hỗ trợ cấp mã số định danh cho gần 17,9 triệu trẻ em...
Xoá bỏ nỗi lo về quê làm giấy tờ với người dân là trung tâm
Hiện tại, cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch đang mang lại những chuyển biến tích cực cho người dân. Những thay đổi dễ nhận thấy nhất có thể nhận thấy ở khâu xin cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc nơi đăng ký ban đầu. Trước đây, muốn có bản sao, người dân phải đến đúng nơi đã đăng ký. Giờ đây, họ có thể yêu cầu tại bất kỳ xã nào trên cả nước. Đã có hơn 66.000 hồ sơ được giải quyết theo cách này với thời gian xử lý rút ngắn từ 30–50%.
Một người làm việc xa quê nay không còn phải xin nghỉ làm rồi chạy về quê chỉ vì một tờ giấy. Một doanh nghiệp cần giấy tờ nhân sự cũng không phải chờ đợi lâu như trước. Và với 70% hồ sơ được nộp qua cổng dịch vụ công và hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh, nhiều thủ tục có thể thực hiện ngay tại nhà.
Không chỉ nhanh hơn, mọi việc còn chính xác hơn. Hệ thống đã thực hiện xác minh tình trạng hôn nhân cho hơn 700.000 hồ sơ, kết quả trả về dưới dạng điện tử. Cán bộ có thể phát hiện kịp thời những thông tin mâu thuẫn, qua đó hạn chế các trường hợp kết hôn trái quy định và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người dân.
Nhờ việc dữ liệu hộ tịch đã liên thông với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và hệ thống của Bảo hiểm xã hội, thủ tục khai sinh có thể đi liền với cấp số định danh cá nhân và liên thông bảo hiểm y tế cho trẻ. Người dân không còn là “người chạy giấy” giữa các cơ quan, mà thông tin tự “chạy” thay họ.
Dù người dân là những người hưởng lợi trực tiếp đồng thời cũng giữ vị trí trung tâm của chuyển đổi số, cán bộ và cơ quan quản lý cũng ghi nhận những thay đổi tích cực từ tiến trình này. Với cán bộ tư pháp – hộ tịch, quy trình xử lý được chuẩn hóa, giảm thao tác thủ công, nâng cao độ chính xác trong thống kê và đối soát dữ liệu. Đối với cơ quan quản lý, hệ thống cung cấp nguồn dữ liệu thống nhất, phục vụ công tác điều hành, kiểm tra và phòng ngừa gian lận.
